Mission d’AMO, gestion des parcs ascenseurs et portes automatiques

LES ATOUTS DU GIGET POUR CETTE MISSION

– Une parfaite connaissance du contenu attendu par les maitres d’ouvrages, grâce aux multiples missions similaires réalisées.
– 1 Chef de Projet désigné pour la réalisation
– 1 Responsable Technique : Cette disposition particulière permettra d’assurer un service de qualité tout au long de l’année et représente l’assurance pour les adhérents de disposer d’un interlocuteur technique de manière permanente.
– Une connaissance du patrimoine et des modes de fonctionnement des bailleurs sociaux.
– Le GIGET adapte et fait évoluer ses outils et ses modes de fonctionnement. Nous travaillons en permanence sur le contenu et le rendu des documents que nous remettons à nos clients. Nos objectifs : Permettre plus de lisibilité, des informations essentielles synthétiques, améliorer les capacités d’analyses.

 

L’ ORGANISATION DU GIGET, SES MOYENS

– La présence depuis plus de 30 ans auprès des maîtres d’ouvrages publics et privés pour les accompagner dans la gestion de leur patrimoine. Ces liens très forts avec les gestionnaires garantissent aux adhérents la prise en compte des spécificités du maître d’ouvrage notamment sur les objectifs d’amélioration de la qualité de services auprès des utilisateurs, et les meilleurs conseils dans le choix des équipements par rapport aux usagers.
– Une équipe de spécialistes implantée localement et ayant acquis une grande expérience (plus de 30 ans) chez les ascensoristes. Nos intervenants sont des spécialistes de l’ascenseur et non des généralistes de l’électrotechnique ou du levage.
– Une veille réglementaire permanente permettant Maitres d’ouvrages de disposer d’une équipe en mesure de lui apporter tous les conseils sur les orientations et évolutions des textes réglementaires.

 

LA COMPRÉHENSION DU CONTEXTE PAR LE GIGET

Les parc ascenseurs ou portes et portails automatiques de nos adhérents sont déjà suivis (en terme de contrôle) par le  GIGET. Celui-ci s’assure, au moyen de visites techniques de la qualité de maintenance réalisée par les différentes entreprises d’exploitation.
Les adhérents souhaitant mettre en place une Assistance Maître d’Ouvrage pour l’aider dans le suivi de la gestion de son parc ascenseurs ou portes et portails automatiques suivant différents axes :
– Le suivi des pannes, et actions correctives à mener,
– Traçabilité des indicateurs demandés dans la convention d’Utilité Sociale (pour les ascenseurs),
– Cohérence pannes constatées / travaux à mettre en oeuvre
Ce complément de mission est destiné à accompagner les Maîtres d’Ouvrage dans leurs lectures relatives à la qualité de service et de disponibilité de leurs parcs d’équipements techniques.

 

LES OBJECTIFS ET ENJEUX DE LA MISSION

La mission est une assistance permanente des gestionnaires, traitant aussi bien de la continuité de fonctionnement des équipements, de la gestion de ses responsabilités juridiques, que de l’intervention ponctuelle suite à un contentieux ou un constat particulier à un instant souhaité. En tenant compte des contextes d’usage, le GIGET met en place un travail collaboratif entre les entreprises de nos adhérents et les exploitants visant à améliorer le confort d’utilisation. Le GIGET s’assure aussi de la mise en oeuvre des moyens nécessaires à une sécurité de fonctionnement optimale.

Cette mission permet ainsi au gestionnaire de regrouper la totalité de ses enjeux au sein d’une seule prestation d’assistance, sur une thématique souvent contentieuse, techniquement difficile à suivre, et sujette à des dépenses financières importantes.
Pour ce faire, le GIGET propose une décomposition qui se déroulerait en 3 PHASES :
– Phase 1 : Assistance permanente à la gestion du parc,
– Phase 2 : Les visites techniques,
– Phase 3 : Le suivi du parc, les réunions bilans.

 

NOTRE APPROCHE MÉTHODOLOGIQUE

Méthodologie  – Phase 1 – Assistance

Pour mener à bien cette mission, le GIGET propose de réaliser les étapes suivantes :

Etat des lieux et collecte des informations

L’objectif de cette étape préliminaire est de formaliser le cadre de la démarche et la méthodologie proposée.
Une réunion de lancement sera organisée avec le Maître d’Ouvrage :
– Présenter la méthodologie proposée et les outils utilisés, répondre aux demandes de précisions ;
– Organiser le planning des visites sur site (avec le prestataire suivant les installations)
– Identifier les personnes ressources sur lesquelles s’appuyer dans les différentes phases de la mission ;
– Préparer la collecte des données nécessaires à la réalisation de la mission :
* Validation du parc,
* Recueil des adresses,
* Recueil de l’organisation du Maître d’Ouvrage,
* Prise en compte des contrats d’exploitations en cours et leurs correspondants.

L’information, Le Conseil ponctuel sans déplacement, la hotline
L’information générale de nos clients s’effectue notamment au travers de notre site internet. Ce dernier permet d’accéder à des informations générales accessibles à tous et à un espace privatif, uniquement accessible à nos clients. Cet espace permet de recueillir des informations, tant sur le cadre juridique que sur les innovations techniques et les avancées technologiques du secteur. Un service de réponse aux questions en ligne permet de compléter si besoin l’information de nos clients. Notre site est ainsi un espace de dialogue sur les automatismes.
Il s’agit aussi d’apporter un conseil direct et permanent aux gestionnaires et propriétaires qui sont souvent confrontés à différentes questions ou propositions, d’ordre technique, administratif ou juridique, soumises par leurs prestataires d’entretien, avec lesquels ils sont en contrat, ou par les usagers.
Le GIGET propose d’assister les gestionnaires sans déplacement sur site sur toutes les questions qui peuvent se poser :

Partie technique :

La réglementation, les obligations, les faisabilités
L’analyse de l’ensemble des devis proposés et soumettre aux prestataires les rectifications adaptées (temps passé, prix, choix de matériel, pertinence,….)
Soumettre aux gestionnaires avant accords, notre position sur la pertinence de la demande.

Partie administratif :

Les contenus du contrat, les pénalités et leurs applications, les rôles et devoirs du prestataire et du propriétaire.
L’appréciation des éléments techniques sera réalisée à travers les compétences  apportées par l’Equipe du GIGET.

Mise à jour fichier caractéristiques du parc
Le GIGET mettra en place et tiendra à jour la base de données du parc ascenseurs ou portes et portails automatiques du Maître d’Ouvrage, afin de suivre les travaux de rénovation ou de remplacement engagés ou à engager.

Méthodologie – Phase 2 –  Les visites (mission Adhérent GIGET actuellement)

Les visites périodiques programmées
Il s’agit d’assurer une visite de tout ou partie du parc d’équipements afin de garantir la qualité d’entretien des ouvrages, de faire émerger les obligations des gestionnaires et les travaux d’amélioration de la sécurité, du confort ou de l’esthétique. Ces visites permettent :

Sur Site :

– Le relevé de caractéristiques de l’appareil,
– la vérification visuelle de la plupart des organes,
– la réalisation d’essais contradictoire en présence du prestataire et tests des équipements de sécurité et de fonctionnement,
– La concordance entre la qualité d’entretien et le contrat d’exploitation.

Dans le rapport :

– D’établir la liste des travaux obligatoires de mise en conformité et de sécurité selon les différents décrets et directives,
– la liste des travaux d’amélioration à entreprendre sur les installations (avec chiffrage estimatif),
– les actions à entreprendre par l’exploitant dans le cadre de son contrat.

Les rapports sont clairs et synthétiques, accessibles aux non techniciens comme aux spécialistes.
Vous bénéficiez d’une présentation des résultats de l’expertise, et des éléments concrets d’actions pour remédier à vos difficultés.

Méthodologie  – Phase 3  – Le suivi du parc

La mise en place d’outil de gestion du parc

Le GIGET a développé un système d’analyse statistique simple qui croise les constats faits sur site par nos consultants et nos techniciens conseils, et les taux de pannes transmis par le prestataire, afin d’identifier les principaux problèmes d’exploitation et d’y remédier par un plan d’actions adapté. Il s’agit d’obtenir une baisse des taux de pannes et une augmentation du taux de disponibilité des équipements concourant à l’amélioration de la satisfaction des usagers.
En effet, fort de notre expérience, nous avons constaté que les plans d’action par ascenseur sont nécessaires mais pas suffisant. Les problèmes proviennent souvent de dysfonctionnements de l’organisation générale de l’entretien du prestataire, ayant des conséquences sur l’ensemble du parc. La priorisation des actions n’est pas toujours optimale (mettons-nous les efforts d’entretien préventif sur les équipements les plus problématiques ?), le parc est géré par une équipe performante sur certains aspects mais en déficit sur d’autres, …

Pour cela, nous mesurons sur un échantillon représentatif du parc, les dysfonctionnements les plus fréquemment constatés et nous les mettons en regard avec le nombre de pannes et leurs causes en utilisant notre outil ascpag©.

Une relation collaborative avec l’exploitant

Nous souhaitons tout à la fois conserver notre indépendance vis-à-vis de l’exploitant, afin d’accompagner sereinement les gestionnaires lorsqu’il convient de préciser les dysfonctionnements, et entretenir une relation collaborative pour que notre mission soit aussi un vecteur de progrès pour l’entreprise d’entretien.
Il s’agit, bien sûr,

– de prendre les rendez-vous relatifs aux visites des appareils, en informant le gestionnaire,
– d’assurer la liaison technique avec le gestionnaire,
– de proposer, en cas de carence des entreprises, les mises en demeure et actions à prévoir.

Réunions trimestrielles

Le GIGET organisera et animera de 2 à 4 réunions annuelles, en présence des prestataires de services.
Un ordre du jour détaillé sera communiqué par le GIGET à chacun des participants 15 jours au minimum avant cette réunion.

L’ensemble du travail d’analyse sera réalisé par le GIGET à partir des informations transmises par les prestataires de services.

la réunion, qui sera l’occasion de faire le point régulièrement (état, prévisions, échanges,  remarques éventuelles, questions) – Cette réunion se tiendra au siège du gestionnaire et permettra d’exposer les analyses de parc, de construire un diagnostic commun de la situation et de partager un plan d’actions.
Un Chef de Projet  assurera le pilotage global de la démarche et sera votre interlocuteur unique pour la gestion du projet.

Ces réunions seront destinées à présenter une synthèse relative aux :
– Problèmes récurrents,
– Les actions menées,
– Les préconisations techniques, financières et d’organisation.

Ces échanges seront alimentés par un ensemble de documents construits par le GIGET et présentés soit en format papier, soit en informatique via un rétroprojecteur.

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